Dernière mise à jour : [date de publication]. Les mentions entre crochets sont à compléter avant la mise en ligne.
Les présentes conditions régissent l'utilisation du service Be Secretary (ci-après « le Service »), secrétariat téléphonique assisté par intelligence artificielle destiné aux professionnels (ci-après « le Client »). Le Service est réservé aux professionnels agissant pour les besoins de leur activité.
Le Service répond aux appels renvoyés par le Client vers le numéro qui lui est attribué, recueille les demandes de ses propres clients (ci-après « les Appelants »), peut proposer des rendez-vous selon l'agenda configuré, transférer les appels urgents et envoyer des SMS de confirmation, de relance et de rappel. Le Client reste seul responsable des informations fournies à la secrétaire, des réponses qu'il l'autorise à donner et de la relation avec ses Appelants.
La secrétaire est un système automatisé : malgré le soin apporté, elle peut mal comprendre une demande. Les informations recueillies (résumé, transcription, numéro) sont transmises au Client qui doit les vérifier. Le Service ne constitue pas un service d'urgence.
Un essai gratuit de 14 jours, limité en minutes, est proposé sans moyen de paiement. Les abonnements sont mensuels, sans engagement, payables d'avance par carte bancaire via Stripe. Les prix sont indiqués hors taxes. Les minutes consommées au-delà du forfait sont facturées au tarif en vigueur sur la facture suivante. Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace ; la résiliation prend effet à la fin de la période en cours.
En cas d'impayé, le Service peut être suspendu : les appels sont alors renvoyés directement vers le portable du Client.
Le numéro attribué reste la propriété de l'opérateur et est mis à disposition pendant la durée de l'abonnement. En cas de résiliation, il est restitué ; le Client doit désactiver ses renvois d'appel. Les communications de renvoi peuvent être facturées par l'opérateur du Client selon son forfait.
Le Client s'engage à n'utiliser les SMS qu'avec ses propres clients et dans le cadre de leur demande. Les SMS de relance et de demande d'avis comportent un moyen d'opposition (STOP) et ne sont envoyés que du lundi au samedi entre 8 h et 20 h.
Le Client s'engage à fournir des informations exactes, à ne pas utiliser le Service à des fins illicites (notamment démarchage non sollicité ou usurpation d'identité) et à informer ses Appelants, via le message d'accueil, qu'ils échangent avec une assistante virtuelle et que l'appel est transcrit.
L'éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Sa responsabilité est limitée au montant des sommes payées par le Client au cours des douze derniers mois. Elle ne saurait être engagée pour les pertes indirectes (perte de chiffre d'affaires, de clientèle) ni pour les interruptions dues aux opérateurs téléphoniques.
Pour les données des Appelants, le Client est responsable du traitement et l'éditeur agit en qualité de sous-traitant. L'éditeur s'engage à : traiter les données uniquement pour fournir le Service et sur instruction du Client ; garantir la confidentialité des personnes habilitées ; mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées (chiffrement des échanges, contrôle d'accès, journalisation) ; ne recourir qu'aux sous-traitants ultérieurs listés dans les mentions légales, en informant le Client de tout changement ; aider le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits ; notifier toute violation de données dans les meilleurs délais et au plus tard sous 48 heures ; supprimer les données à la fin du contrat (suppression immédiate à la fermeture du compte) ; mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer sa conformité.
Durées de conservation par défaut : transcriptions 6 mois, fiches clients et SMS 3 ans après le dernier contact.
Les présentes conditions sont soumises au droit français. Tout litige relève des tribunaux compétents de [ville du siège].